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⚡ PROCESO OPERATIVO E2E

Proceso Operativo: Tesorería Bancaria y Conciliación

Este procedimiento describe el ciclo integral de administración de las cuentas bancarias de la empresa en JCSoftERP, desde la recepción de fondos y emisión de pagos hasta el cotejo mensual contra los extractos bancarios oficiales.

1. Diagrama del Ciclo de Tesorería y Conciliación​

2. Etapas Operativas Paso a Paso​

Etapa 1: Depósito de Ventas y Cobranzas​

  1. Al cierre de cada turno o día comercial, el área de caja prepara las remesas de efectivo y cheques recibidos de clientes.
  2. El personal de tesorería o mensajería realiza el depósito físico en la entidad bancaria.
  3. Con el volante de depósito sellado o la confirmación digital en mano, se ingresa a Bancos → Depósitos.
  4. Se registra la cuenta de destino, número de volante, fecha, monto y concepto, balanceando el asiento contable contra la cuenta de Caja General o Cobranzas.
  5. El saldo en libros de la cuenta bancaria aumenta de inmediato.

Etapa 2: Gestión de Pagos y Emisión de Cheques​

  1. Recibida la orden de pago a proveedores o nómina:
  2. El oficial de tesorería ingresa a Bancos → Cheques.
  3. Selecciona la cuenta bancaria pagadora; el sistema suministra el siguiente número de cheque disponible.
  4. Digita el beneficiario, monto y concepto del pago.
  5. Completa la grilla contable imputando las cuentas de gastos, proveedores o pasivos.
  6. Guarda la transacción y procede a Bancos → Imprimir Cheques en el formato cheque-voucher o estándar.
  7. El cheque se envía a firma autorizada y se entrega al beneficiario.

Etapa 3: Registro de Cargos y Comisiones Bancarias​

  1. Al recibir notificaciones bancarias de transferencias enviadas o cargos por servicios:
  2. Se ingresa a Bancos → Registrar Otras Trans. Bancarias.
  3. Se selecciona el tipo de movimiento (Notas de Débito, Comisiones, Transferencias), el número de referencia, el monto y la cuenta contable de comisiones o impuestos.
  4. Al guardar, el saldo contable queda sincronizado con los débitos aplicados por el banco.

Etapa 4: Conciliación Bancaria Mensual​

  1. Al recibir el Extracto / Estado de Cuenta Bancario mensual:
  2. El contador ingresa a Bancos → Conciliación Bancaria.
  3. Selecciona la cuenta y la fecha de corte mensual, haciendo clic en Cargar Datos.
  4. Digita el Saldo según Banco indicado en el extracto.
  5. Coteja partida por partida, marcando las casillas de los cheques y depósitos cobrados en el extracto.
  6. En la pestaña Ajustes de Conciliación, incorpora cualquier comisión, impuesto del 0.15% o intereses ganados que aparezcan en el extracto y aún no estuviesen registrados.
  7. Verifica que la Diferencia sea 0.00 (✓ CUADRADO).
  8. Finaliza la conciliación con Grabar Definitiva e imprime el Informe Oficial de Conciliación Bancaria para su archivo contable y auditoría externa.

3. Matriz de Responsabilidades y Roles​

Rol OperativoResponsabilidad PrincipalMódulos y Funcionalidades Utilizadas
Cajero / TesoreroPreparación de remesas, registro de depósitos y emisión de cheques diarios.Depósitos Bancarios, Emisión de Cheques, Impresión de Cheques
Encargado de PagosGestión de cheques predefinidos, pagos recurrentes y transferencias entre cuentas.Cheques Predefinidos, Generar Cheques Predefinidos, Otras Transacciones
Contador General / AuditorAnulación de transacciones erróneas, ejecución de la conciliación bancaria mensual y auditoría de partidas en tránsito.Anular Transacción Bancaria, Conciliación Bancaria, Consulta de Transacciones, Consulta de Tránsito
Gerente FinancieroFirma de cheques, autorización de pagos extraordinarios y aprobación del informe de conciliación mensual.Impresión de Cheques, Reportes Oficiales de Conciliación

4. 🔗 Enlaces y Manuales de Interés Relacionados​