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⚡ PROCESO OPERATIVO E2E

Proceso Operativo: Ciclo Integral de Ventas y Facturación

Este procedimiento norma el circuito comercial y operativo de JCSoftERP, definiendo las fases de preventa, facturación en mostrador y crédito, despacho de almacén, cobros y el cuadre final diario de recaudaciones.

1. Diagrama de Flujo del Ciclo Comercial​

2. Etapas Operativas Paso a Paso​

Etapa 1: Apertura y Preparación de Turno​

  1. Al iniciar la jornada, el cajero accede a Apertura de Caja.
  2. Cuenta físicamente el fondo fijo de sencillo entregado por tesorería y registra el monto en el sistema.
  3. El sistema habilita la terminal POS para iniciar transacciones.

Etapa 2: Facturación en Punto de Venta (POS)​

  1. El cajero recibe al cliente, escanea los códigos de barra de los artículos o los selecciona en la pantalla táctil de POS Touch.
  2. Si el cliente solicita Comprobante con Valor Fiscal (B01 / E31), se captura o busca su RNC.
  3. Se presiona F12 (Cobrar), se desglosa el dinero recibido en efectivo, tarjeta o transferencia y el sistema imprime el ticket fiscal abriendo la gaveta portamonedas.
  4. Las existencias de inventario se rebajan automáticamente del almacén de la sucursal.

Etapa 3: Facturación a Crédito y Mayorista​

  1. El ejecutivo de ventas selecciona al cliente registrado en la pantalla de Facturación a Crédito.
  2. El sistema valida que el cliente no exceda su límite de crédito ni presente facturas vencidas en mora.
  3. Se agregan los artículos pactados y se define el plazo de pago (15, 30 o 60 días).
  4. Al grabar la factura, se genera la cuenta por cobrar en el módulo de CxC y se imprime la factura formal en página completa.

Etapa 4: Despacho y Entrega​

  1. Si la entrega es volumétrica o diferida, el área de despacho emite un Conduce de Entrega.
  2. El chofer transporta la mercadería y recaba la firma y sello de recepción conforme del cliente.

Etapa 5: Cuadre y Cierre de Caja​

  1. Al finalizar el turno comercial, el cajero ingresa a Cierre de Caja.
  2. Realiza el arqueo ciego contando y digitando los billetes, monedas y comprobantes de tarjeta.
  3. El sistema compara el conteo contra el total del sistema determinando el cuadre exacto (CUADRADO, FALTANTE o SOBRANTE).
  4. Se imprime el informe oficial Corte Z y se entrega el dinero a tesorería con las firmas de rigor.

3. Matriz de Responsabilidades y Roles​

Rol OperativoResponsabilidades PrincipalesMódulos y Funcionalidades Utilizadas
Cajero de MostradorApertura de caja, facturación rápida POS, cobro de facturas CxC, emisión de Corte X y entrega de valores en Corte Z.Apertura de Caja, Punto de Venta POS, Recibos de Cobro, Cierre de Caja
Ejecutivo de VentasEmisión de cotizaciones, seguimiento a clientes y facturación a crédito de pedidos mayoristas.Cotizaciones y Pedidos, Facturación a Crédito, Catálogo de Clientes
Encargado de DespachoConfección de conduces de entrega, asignación de choferes y control de salidas de almacén.Conduces de Entrega, Kardex de Inventario
Supervisor de Caja / CréditosAutorización de descuentos especiales, desbloqueo de límites de crédito, anulación de facturas y recepción de arqueos de caja.Autorización de Descuentos, Anulación de Facturas, Supervisión de Cajas
Contador / Auditor FiscalVerificación de reportes 607 de ventas por NCF/e-CF, auditoría de devoluciones con Notas de Crédito y liquidación de impuestos.Consulta de Ventas, Devoluciones y Notas de Crédito, Reportes Tributarios DGII

4. 🔗 Enlaces y Manuales de Interés Relacionados​