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⚡ PROCESO OPERATIVO E2E

Proceso Operativo: Ciclo de Compras y Cuentas por Pagar

Este procedimiento norma el circuito de compras, abastecimiento y cuentas por pagar de JCSoftERP, estableciendo las responsabilidades desde la solicitud de materiales hasta la recepción en almacén, registro de facturas fiscales y pago formal a los suplidores.

1. Diagrama de Flujo del Ciclo de Compras y CxP​

2. Etapas Operativas Paso a Paso​

Etapa 1: Emisión y Aprobación de la Orden de Compra​

  1. El encargado de compras ingresa a Compras → Órdenes de Compra.
  2. Selecciona al suplidor y agrega los productos con las cantidades y precios pactados.
  3. Se envía la orden formal al correo del proveedor tras la autorización del departamento de finanzas.

Etapa 2: Recepción y Registro de Facturas de Compra​

  1. Al llegar el camión del proveedor, el recepcionista de almacén inspecciona físicamente la mercancía y la compara con la orden de compra.
  2. Se ingresa a Compras → Registro de Compras y Gastos.
  3. Se digita el NCF de Compra (B01 / E31), fecha de emisión, condición de pago (Contado o Crédito) y el Tipo de Gasto DGII (01 a 11).
  4. El sistema carga automáticamente las existencias al almacén seleccionado y recalcula el costo promedio ponderado de cada artículo.

Etapa 3: Gestión de Cuentas por Pagar (CxP) y Pagos​

  1. Las compras a crédito alimentan automáticamente el módulo de Cuentas por Pagar.
  2. Al llegar la fecha de vencimiento, el analista de CxP ingresa a Compras → Pagos a Proveedores.
  3. Selecciona el proveedor y marca las facturas pendientes a saldar.
  4. Selecciona la cuenta bancaria de origen e ingresa el número de cheque o transferencia electrónica bancaria.
  5. Al guardar el pago, se amortiza el saldo de la deuda y se emite el recibo formal de egreso contable.

3. Matriz de Roles y Responsabilidades​

Rol OperativoResponsabilidades en el CicloMódulos y Funcionalidades Utilizadas
Encargado de ComprasCreación de órdenes de compra y seguimiento de entregas con proveedores.Órdenes de Compra, Catálogo de Suplidores
Recepcionista de AlmacénInspección física, conteo ciego de ítems y recepción de mercancías.Entrada de Facturas de Compra, Ajustes de Inventario
Analista de CxPRegistro de facturas con NCF, clasificación de gastos DGII y programación de pagos.Registro de Facturas, Pagos a Proveedores, Gastos Operativos
Gerente Financiero / AuditorAutorización de órdenes de compra mayores, firma de cheques y fiscalización del Formato 606.Aprobación de Pagos, Reportes Tributarios DGII Formato 606

4. 🔗 Enlaces y Manuales de Interés Relacionados​