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⚡ PROCESO OPERATIVO E2E

Proceso Operativo: Ciclo de Caja Chica

Este procedimiento describe el flujo completo de administración del fondo fijo de caja chica en JCSoftERP, desde la apertura y asignación de custodia hasta el desembolso, auditoría de arqueo, reposición bancaria y liquidación de cierre.

1. Diagrama de Flujo del Proceso​

2. Etapas Operativas Paso a Paso​

Etapa 1: Apertura y Asignación de Custodia​

  1. El custodio ingresa a Caja Chica → Apertura de Caja Chica.
  2. Selecciona la caja chica correspondiente a su sucursal o departamento.
  3. El sistema carga el monto autorizado predeterminado.
  4. Presiona Desglose de Efectivo para confirmar el conteo físico de los billetes entregados.
  5. Presiona Guardar / Abrir Caja. A partir de este momento, el estatus pasa a ABIERTA y queda habilitada para emitir desembolsos.

Etapa 2: Ejecución de Desembolsos y Comprobación Fiscal​

Cada vez que se presente una solicitud de compra menor o factura:

  1. El custodio valida que el gasto esté autorizado y cumpla con las políticas de compras menores.
  2. Ingresa a Caja Chica → Gastos.
  3. Selecciona la caja abierta y el concepto clasificador (ej. Materiales de Limpieza, Combustible).
  4. Digita el proveedor, número de factura física y el comprobante fiscal (NCF / e-CF).
  5. Digita el subtotal y el ITBIS facturado; el sistema calcula el total.
  6. Presiona Grabar e imprime el Comprobante de Desembolso de Caja Chica.
  7. Hace firmar el comprobante físico al beneficiario que retira el dinero y adjunta la factura original en la carpeta de comprobantes.

Etapa 3: Auditoría y Arqueo Periódico​

Para garantizar la integridad del fondo:

  1. El auditor interno o supervisor ingresa a Caja Chica → Arqueos.
  2. Selecciona la caja a inspeccionar para visualizar el saldo contable esperado.
  3. Realiza el conteo de los billetes y monedas físicos en la gaveta.
  4. El sistema compara automáticamente el dinero físico contra el esperado y determina el estado:
    • CUADRADO (Sin diferencias).
    • SOBRANTE (Efectivo mayor al registrado).
    • FALTANTE (Efectivo menor al registrado).
  5. Se registra el empleado auditor y se imprime el Acta Oficial de Arqueo para firma de ambas partes.

Etapa 4: Solicitud y Reembolso de Reposición​

Cuando el efectivo disponible desciende (por debajo del 20% al 30% del fondo autorizado):

  1. El custodio reúne los comprobantes físicos acumulados.
  2. Ingresa a Caja Chica → Reposición de Caja Chica.
  3. Selecciona su caja; el sistema sugiere automáticamente el monto exacto a reponer: 
    Monto a Reponer = Monto Autorizado - Balance Actual
  4. Selecciona la cuenta bancaria de la empresa desde donde se transferirá el dinero e ingresa el número de referencia bancaria o cheque.
  5. Presiona Grabar e imprime la Solicitud de Reposición para ser aprobada y desembolsada por Tesorería.
  6. Una vez recibido el dinero, el balance de la caja chica se restablece al 100% del monto autorizado.

Etapa 5: Cierre y Liquidación del Período​

Al término del ciclo mensual, relevo de personal o liquidación del fondo:

  1. El custodio asegura que todos los desembolsos fueron registrados.
  2. Ingresa a Caja Chica → Cierre de Caja Chica.
  3. Realiza el conteo final de efectivo en gaveta.
  4. Digita las observaciones finales y presiona Cerrar Caja.
  5. Imprime el Comprobante de Cierre de Caja Chica y entrega el efectivo sobrante junto a la carpeta de facturas al departamento de Contabilidad.
  6. La caja queda en estado CERRADA hasta que se realice una nueva apertura formal.

3. Matriz de Responsabilidades y Roles​

Rol en el SistemaResponsabilidad en el ProcesoMódulos y Funcionalidades Utilizadas
Custodio de Caja ChicaApertura, entrega de dinero, registro de gastos, solicitud de reposición y cierre diario.Apertura de Caja Chica, Registro de Gastos, Reposición de Fondos, Cierre y Liquidación
Auditor Interno / SupervisorInspección física sorpresiva, levantamiento de actas de arqueo y verificación de comprobantes.Arqueo de Caja Chica, Consultas de Arqueos
Tesorería / PagosAprobación de reposiciones, desembolso desde cuenta bancaria y emisión de transferencias.Reposición de Fondos, Módulo de Bancos
Contabilidad GeneralLiquidación de cuentas, verificación de NCFs/gastos y contabilización periódica.Dashboard de Caja Chica, Kardex y Reportes de Movimientos

4. 🔗 Enlaces y Manuales de Interés Relacionados​