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Manual de Usuario: Cotizaciones y Pedidos de Clientes

El módulo de Cotizaciones y Pedidos permite al equipo de ventas elaborar presupuestos formales para clientes y prospectos, manteniendo el control de precios ofertados, vigencias de las propuestas y facilitando la conversión automática a factura definitiva sin necesidad de recapturar los artículos.

1. Objetivo​

Emitir cotizaciones comerciales con cálculo de impuestos y descuentos, controlar el ciclo de vida de la propuesta (Pendiente, Aprobada, Facturada, Vencida o Cancelada) y transformarlas en ventas con un solo clic.

2. ¿Cuándo utilizar esta funcionalidad?​

  • Al atender requerimientos de precios de clientes corporativos o licitaciones.
  • Para formalizar presupuestos de servicios, proyectos o suministros con validez temporal (ej. Oferta válida por 15 días).
  • Para reservar temporalmente mercadería antes de la emisión de la factura final.

3. Ruta de Acceso​

En el menú principal de JCSoftERP:

Facturación y Ventas → Cotizaciones

4. Explorador de Cotizaciones (FormCotizaciones)​

Listado de Cotizaciones

:::tip 📸 Captura Requerida: Explorador de Cotizaciones Ruta de archivo: static/img/ventas/cotizaciones-lista.png
Formulario: FormCotizaciones.cs
Elementos a mostrar: Grilla con columnas No. Cotización, Fecha, Vencimiento, Cliente, Vendedor, Subtotal, ITBIS, Monto Total, Estado (Emitida/Aprobada/Facturada/Vencida) y barra de herramientas (Agregar, Modificar, Aprobar, Facturar, Imprimir, Excel). :::

5. Procedimiento para Elaborar una Cotización (FormCotizacionesR)​

Ficha de Registro de Cotización

:::tip 📸 Captura Requerida: Ficha de Cotización Ruta de archivo: static/img/ventas/cotizaciones-registro.png
Formulario: FormCotizacionesR.cs
Elementos a mostrar: Cabecera con selector de Cliente, Fecha de Emisión, Días de Vigencia, Fecha de Vencimiento, selector de Vendedor, grilla de artículos con columnas de precios e ITBIS, cuadro de Condiciones y Observaciones y botones de acción. :::

6. Facturación Automática de Cotizaciones (FormCotizacionFacturar)​

Cuando el cliente acepta la oferta comercial, el vendedor puede facturarla de forma inmediata sin volver a digitar los artículos:

Facturación de Cotización

:::tip 📸 Captura Requerida: Facturación de Cotización Ruta de archivo: static/img/ventas/cotizacion-facturar.png
Formulario: FormCotizacionFacturar.cs
Elementos a mostrar: Visor de cotización seleccionada, selector de tipo de factura (Contado o Crédito), selector de Comprobante NCF y botón Generar Factura. :::

Pasos para Facturar:​

  1. En el listado de cotizaciones, seleccione la cotización en estado Aprobada.
  2. Haga clic en el botón ⚡ Facturar Cotización.
  3. El sistema abrirá la pantalla de facturación cargando automáticamente todos los productos, precios pactados, descuentos y el cliente asociado.
  4. Elija la condición de pago (Contado o Crédito) y el tipo de comprobante fiscal (NCF).
  5. Al grabar la factura, la cotización cambiará automáticamente su estatus a FACTURADA, vinculando el número de factura emitida para auditoría comercial.