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📘 MANUAL DE USUARIO

Módulo de Ventas y Facturación

El módulo de Ventas y Facturación es el núcleo operativo de JCSoftERP. Administra todo el flujo comercial de la empresa: desde la prospección y emisión de cotizaciones hasta la facturación rápida en mostradores de Punto de Venta (POS Touch), facturación institucional a crédito, control de entregas mediante conduces, gestión de devoluciones con emisión de Notas de Crédito, y el arqueo y cierre diario de cajas con total cumplimiento de las normativas tributarias de la DGII (NCF y Facturación Electrónica e-CF).

1. Arquitectura Comercial del Sistema​

2. Pilares Funcionales del Módulo​

A. Punto de Venta Moderno (POS Touch y Tradicional)​

  • Interfaz Ergonómica Touch: Diseñada para pantallas táctiles de alta velocidad con categorías visuales por colores, fotos de artículos y atajos de teclado rápidos (F1 a F12).
  • Venta al Contado y Pagos Mixtos: Admite cobros combinados en efectivo (pesos y dólares con cálculo automático de cambio/devuelta), tarjetas de crédito/débito, transferencias bancarias y cheques.
  • Multitarea y Venta en Espera: Permite suspender una venta en curso para atender al siguiente cliente en fila y recuperarla en cualquier momento.

B. Facturación Mayorista, a Crédito y con Inicial​

  • Validación Automática de Crédito: Comprobación en tiempo real del límite de crédito disponible del cliente y bloqueo preventivo ante facturas vencidas en mora.
  • Control de Vencimientos e Iniciales: Asignación de plazos (15, 30, 60 días), cobro de anticipos iniciales y generación de cuentas por cobrar en tiempo real.

C. Cumplimiento Fiscal DGII y Facturación Electrónica (e-CF)​

  • Asignación Automática de NCF: Emisión de Comprobantes de Crédito Fiscal (B01/E31), Consumo Final (B02/E32), Notas de Crédito (B04/E34), Regímenes Especiales (B14/E44) y Comprobantes Gubernamentales (B15/E45).
  • Validación de RNC: Consulta y validación automática del RNC de los clientes ante los padrones tributarios de la DGII.
  • Cálculo Tributario Exacto: Tratamiento del ITBIS (18%, 16%, exento), Propina Legal (10%) y retenciones impositivas aplicables.

D. Ciclo de Cajas de Ventas y Arqueos​

  • Apertura de Turno: Registro y desglose del fondo fijo inicial de caja antes de iniciar la venta.
  • Cobros de Cartera (CxC): Registro de abonos y cancelaciones de facturas a crédito con emisión de recibos oficiales de caja.
  • Arqueo Ciego y Cuadre de Turno: Conteo físico por denominaciones de billetes y monedas, comparación contra el sistema y emisión del Reporte Oficial de Cuadre y Balance de Caja.

3. Aislamiento Multiempresa y Multisucursal​

:::important Regla de Gobernanza de Ventas

  • Cada transacción de venta, factura, recibo o cotización se registra bajo la Empresa Activa y la Sucursal/Oficina donde está ubicada la caja o terminal del usuario.
  • Las existencias de inventario se descargan estrictamente del Almacén vinculado a la Sucursal de la venta.
  • Las secuencias de comprobantes fiscales NCF y e-CF son administradas independientemente por cada sucursal física. :::

4. Mapa de Navegación del Menú​

Para acceder a las opciones de Ventas en la pantalla principal de JCSoftERP, diríjase al menú superior:

Ventas

Menú de Ventas

Estructura Detallada del Menú de Ventas:​

Operaciones Comerciales y Facturación:​

  1. Notas de Crédito: Emisión general de notas de crédito para ajustes en cuentas comerciales.
  2. Facturas Registradas: Explorador y visor histórico de facturas emitidas con su estado actual.
  3. Anular Conduce y/o Cotización: Cancelación formal y reversión de documentos de preventa o despacho.
  4. Facturar o Registrar a Crédito: Facturación institucional con validación de límite de crédito y días de gracia.
  5. Cotizaciones: Emisión y cálculo de presupuestos comerciales para clientes.
  6. Aprobar y/o Anular Cotización: Flujo de aprobación gerencial para convertir cotizaciones en ventas o anularlas.
  7. Notas de Crédito por Devolución: Devolución física de mercancía al inventario y emisión de NCF B04 / E34.
  8. Registrar Factura (Con Inicial): Facturación con recepción de pago parcial de anticipo en mostrador y saldo a crédito.
  9. Conduces: Elaboración y control de conduces de entrega para el despacho de mercancía desde almacén.
  10. Nota de Crédito por Descuento: Concesión de descuentos financieros posteriores a la facturación.
  11. Facturar: Punto de Venta táctil (POS Touch) para cobro rápido de mostrador.
  12. Registro de Factura: Formulario de facturación detallada tradicional.

Consultas y Reportería Analítica:​

  1. [Consulta] Cuentas por Cobrar por Antigüedad de Saldo: Clasificación de deudas por tramos de mora (1-30, 31-60, 61-90, +90 días).
  2. [Consulta] Dashboard (Resumen Gráfico de Ventas): Panel visual con indicadores y gráficos de rendimiento en tiempo real.
  3. [Consulta] Ventas por Vendedor: Cómputo de ventas por cada ejecutivo comercial.
  4. [Consulta] Ventas por Caja: Recaudación acumulada por cada terminal o estación de cobro.
  5. [Consulta] Ventas por Cliente: Concentración de compras y volumen por cliente.
  6. [Consulta] Ventas en Detalle por Producto: Unidades vendidas e ingresos por cada código de artículo.
  7. [Consulta] Ventas en Detalle por Cliente: Detalle ítem por ítem adquirido por cada comprador.
  8. [Consulta] Ventas Con Beneficios: Análisis de rentabilidad, utilidad bruta y margen porcentual (%).
  9. [Consulta] Ventas por Fecha: Auditoría cronológica de transacciones por rango de fechas.
  10. [Consulta] Facturas Pendientes De Cobro: Reporte operativo de cuentas por cobrar vencidas y por vencer.
  11. [Consulta] Consulta Devoluciones: Historial de retornos de mercancía y motivos de devolución.
  12. [Consulta] Comisiones por Vendedor: Liquidación de incentivos y comisiones según ventas netas cobradas.

5. Índice de Manuales y Guías Operativas​

  1. Punto de Venta y Facturación Mostrador (POS / POS Touch)
  2. Facturación a Crédito y Mayorista
  3. Comprobantes Fiscales NCF y Facturación Electrónica e-CF
  4. Cotizaciones y Pedidos
  5. Conduces de Despacho y Entrega
  6. Devoluciones sobre Ventas y Notas de Crédito
  7. Cajas de Ventas: Apertura, Arqueo, Cierre y Reporte de Cuadre
  8. Cobros en Caja y Recibos de Ingreso
  9. Anulaciones y Reimpresiones
  10. Consultas, Estadísticas y Reportes de Ventas
  11. Proceso Operativo: Ciclo Integral de Ventas y Facturación