📘 MANUAL DE USUARIO
Registro de Gastos y Desembolsos de Caja Chica
La ventana de Registro de Gasto de Caja Chica documenta formalmente cada salida de efectivo menor de la gaveta, asociando el proveedor emisor, el número de factura física, el comprobante fiscal (NCF / e-CF) de la DGII, el concepto clasificador y el desglose de ITBIS.
1. Objetivo
Registrar y sustentar contablemente los desembolsos de efectivo menor efectuados durante el turno de la caja chica, deduciendo el balance disponible y emitiendo el comprobante oficial de desembolso para firma.
2. ¿Cuándo utilizar esta funcionalidad?
- Al pagar facturas al contado de proveedores por compras menores (materiales de oficina, ferretería, insumos de limpieza).
- Al entregar dinero por conceptos operativos cotidianos (mensajería, transporte, fotocopias, peajes).
- Cada vez que ocurra un egreso de efectivo amparado por un comprobante de pago.
3. Requisitos Previos
- Debe existir una Caja Chica en estado ABIERTA en la empresa y sucursal actual.
- La caja chica debe contar con balance disponible suficiente para cubrir el monto del gasto.
- El concepto de gasto debe estar creado en el Catálogo de Conceptos.
4. Ruta de Acceso
En el menú principal de JCSoftERP:
Caja Chica → Registrar Gasto Caja Chica
5. Ventana "Registro de Gasto de Caja Chica"
Al abrir la opción se despliega la siguiente pantalla de captura:
Diccionario de Campos y Controles:
| Campo / Control | Tipo | Propósito Operativo | Valor que Aporta a la Empresa |
|---|---|---|---|
Caja Chica: | Desplegable | Selecciona la caja chica abierta de donde se retira el efectivo. | Garantiza la afectación exacta del fondo físico correspondiente. |
Balance Dispo: | Informativo | Muestra en tiempo real el efectivo disponible en caja (ej. RD$ 5,000.00). | Control Presupuestario Inmediato: Impide comprometer más fondos de los que realmente existen en gaveta. |
Fecha: | Fecha | Fecha de emisión de la factura o desembolso físico. | Imputación cronológica correcta para los cierres mensuales y el reporte fiscal. |
Concepto: | Desplegable | Rubro clasificador del egreso (ej. Compra de Materiales, Combustible). | Aplica automáticamente las reglas de obligatoriedad fiscal y la cuenta contable de gasto. |
Proveedor: | Desplegable | Selecciona el suplidor de la compra o ALCONTADO para gastos informales. | Trazabilidad del gasto por beneficiario y alimentación para el Formato 606. |
Factura Ref: | Texto | Número del comprobante físico o factura entregada por el suplidor. | Respaldo documental para auditorías físicas y cotejo de comprobantes. |
NCF: | Texto | Número de Comprobante Fiscal DGII (B01, B02, B11, B13 o e-CF). | Deducibilidad Fiscal: Permite sustentar el gasto tributariamente ante la DGII. |
Monto Neto: | Numérico | Subtotal de la factura antes de impuestos. | Base imponible del gasto para el cálculo tributario. |
ITBIS: | Numérico | Impuesto a la Transferencia de Bienes y Servicios facturado. | Acreditación de ITBIS: Permite deducir el impuesto pagado en la declaración jurada. |
Total Gasto: | Informativo | Suma automática calculada en verde (Monto Neto + ITBIS). | Muestra el desembolso total exacto que sale físicamente de la gaveta. |
Descripción: | Texto multilínea | Justificación detallada del gasto (ej. Compra de tóner y resmas para administración). | Claridad y transparencia en la rendición de cuentas. |
💾 Grabar | Botón | Registra el desembolso, descuenta el balance e imprime el recibo. | Cierre de la transacción con consistencia contable. |
✕ Cancelar | Botón | Descarta los datos digitados y cierra la ventana. | Seguridad operativa ante cancelaciones. |