📘 MANUAL DE USUARIO
Mantenimiento de Fondos de Caja Chica
La ventana de Mantenimiento de Cajas Chicas permite dar de alta, consultar y administrar los diferentes fondos fijos operativos de la empresa, estableciendo el custodio responsable, el monto autorizado en moneda nacional y el estatus de operación.
1. Objetivo
Configurar los fondos fijos autorizados por la gerencia financiera para cada oficina o departamento, definiendo sus límites monetarios y el personal responsable de su custodia física.
2. ¿Cuándo utilizar esta funcionalidad?
- Al crear una nueva sucursal, departamento o punto administrativo que requiera manejo de gastos menores.
- Para cambiar el colaborador responsable asignado a la custodia del fondo.
- Al tramitar una ampliación o reducción formal del monto de fondo fijo autorizado.
- Para activar o desactivar un fondo fijo en el sistema.
3. Requisitos Previos
- La Empresa y la Sucursal deben estar configuradas en el sistema.
- El empleado custodio debe estar previamente registrado en el Catálogo de Empleados.
- (Opcional) La Cuenta Contable de Caja Chica debe estar creada en el Catálogo de Cuentas.
4. Ruta de Acceso
En el menú principal de JCSoftERP, navegue a:
Caja Chica → Cajas Chicas
5. Explorador "Mantenimiento de Cajas Chicas"
Al abrir la opción se despliega la grilla con el listado de cajas chicas registradas:
Acciones de la Barra de Herramientas
| Botón / Control | Función Operativa | Valor que Aporta a la Empresa |
|---|---|---|
+ Agregar | Abre el formulario para registrar un nuevo fondo de caja chica. | Permite habilitar nuevos fondos ante el crecimiento de operaciones o nuevas sucursales. |
✏️ Modificar | Permite editar el nombre, responsable o monto autorizado de la caja seleccionada. | Flexibilidad para actualizar custodios o ajustar montos ante variaciones de inflación o volumen de gastos. |
Mostrar 50 Filas | Selector de paginación para visualizar 10, 25, 50 o todos los registros. | Navegación fluida y rápida en empresas con múltiples cajas chicas a nivel nacional. |
← Salir | Cierra la ventana y regresa a la pantalla principal. | Salida rápida y segura del módulo. |
A Buscar / 🔍 Buscar | Filtro de búsqueda rápida por nombre de caja o responsable. | Localización instantánea de registros sin necesidad de desplazarse por toda la lista. |
6. Diccionario de Columnas de la Grilla
| Columna | ¿Qué Significa este Valor? | ¿Para Qué Sirve? (Propósito Operativo) | Valor que Aporta a la Empresa |
|---|---|---|---|
Caja Chica No. | Número secuencial único asignado automáticamente al fondo. | Identificación inequívoca en recibos, reposiciones y asientos contables. | Trazabilidad y auditoría clara en libros. |
Nombre de Caja | Denominación descriptiva del fondo (ej. Caja Chica Lavandería, Caja Chica Administración). | Asocia el fondo al departamento u operación física a la que presta servicio. | Organización y asignación presupuestaria clara. |
Responsable | Nombre completo del custodio que tiene el dinero bajo su custodia legal. | Define quién debe responder por los comprobantes físicos y arqueos sorpresivos. | Rendición de cuentas y custodia patrimonial estricta. |
Monto Autorizado | Techo monetario máximo aprobado por Gerencia para ese fondo (ej. RD$ 5,000.00). | Límite de restitución monetaria; la suma de facturas + efectivo nunca puede exceder este valor. | Control del gasto y disciplina financiera. |
Balance Actual | Efectivo disponible en gaveta en tiempo real tras deducir gastos registrados y sumar reposiciones. | Indica el dinero disponible antes de que sea necesario tramitar un reembolso. | Visibilidad de liquidez inmediata para autorizar gastos. |
Estatus | Estado operativo del turno: • ABIERTA: En operación activa para registrar gastos. • CERRADA: En reposición, fin de ciclo o sin turno activo. | Control de seguridad para impedir desembolsos fuera de turno. | Seguridad contra gastos extemporáneos. |
Activo | Casilla que indica si el fondo está habilitado para operar. | Permite suspender temporalmente un fondo sin borrar su historial histórico. | Preservación de la historia contable y fiscal. |