📘 MANUAL DE USUARIO
Consultas, Kardex, Reporte de Movimientos y Dashboard de Caja Chica
Las herramientas de consulta y análisis de Caja Chica permiten a los auditores, contadores y directores financieros auditar en tiempo real el historial completo de ingresos, egresos, comprobantes fiscales NCF, reposiciones, arqueos y cierres de todas las cajas chicas de la empresa.
1. Consulta Histórica de Movimientos de Caja Chica
Esta pantalla funciona como el libro auxiliar y kardex detallado de transacciones de caja chica:
Ruta de Acceso en Menú
Caja Chica → [Consulta] Consulta Movimientos Caja Chica
Barra de Herramientas y Acciones:
| Botón / Control | Función Operativa | Valor que Aporta a la Empresa |
|---|---|---|
+ Agregar | Abre directamente la ventana para registrar un nuevo gasto o desembolso. | Agilidad operativa sin necesidad de regresar al menú principal. |
✏️ Modificar | Permite consultar o editar el registro seleccionado según permisos del usuario. | Flexibilidad para subsanar descripciones o referencias documentales. |
📄 Generar TXT | Exporta la información a un archivo plano de texto delimitado. | Facilita integraciones y migraciones de datos a sistemas externos. |
📊 Generar Excel | Exporta la grilla visible directamente a Microsoft Excel conservando formatos numéricos y fechas. | Permite a los contadores realizar análisis dinámicos, tablas pivote y conciliaciones. |
🖨️ Imprimir | Genera el informe oficial Listado de Movimientos de Caja Chica para auditoría y archivo físico. | Sustento Documental Oficial: Respaldo ante auditorías externas y la DGII. |
Mostrar 50 Filas | Selector de paginación para visualizar 10, 25, 50 o todos los registros. | Navegación fluida y rápida en empresas con alto volumen de desembolsos. |
← Salir | Cierra la ventana y regresa a la pantalla principal. | Salida rápida del módulo. |
Filtros Avanzados de Búsqueda:
Caja Chica:Permite seleccionar un fondo específico (ej. CAJA CHICA LAVANDERIA) o(TODAS LAS CAJAS CHICAS).Fechas (Desde / Hasta):Casilla de activación para filtrar por período de fechas (por defecto sugiere el último mes).Tipo:Filtra por(TODOS LOS TIPOS),INGRESO(aperturas y reposiciones) oEGRESO(gastos y desembolsos).Estatus:Filtra por(TODOS),APLICADAo anuladas.Buscar / 🔍 Buscar:Búsqueda instantánea multi-campo que filtra por número de transacción, NCF, factura, proveedor o concepto.🧹 Limpiar Filtros:Restablece todos los criterios de búsqueda a sus valores iniciales.
Diccionario de Columnas de la Grilla:
| Columna | ¿Qué Significa este Valor? | Propósito y Valor Contable |
|---|---|---|
No. Trans | Número secuencial único de la transacción. | Identificador unívoco para auditoría y trazabilidad contable. |
Caja Chica | Nombre del fondo fijo afectado. | Asignación presupuestaria al departamento u oficina correspondiente. |
Fecha | Fecha y hora exacta en que se registró el movimiento. | Imputación cronológica en el período contable correcto. |
Concepto | Descripción del rubro clasificador (ej. Compra de Materiales, Apertura de Caja, Reposición). | Categorización del gasto para la contabilidad analítica de costos. |
Tipo | Sentido del flujo monetario: INGRESO o EGRESO. | Afectación automática del signo en el balance disponible de la caja. |
Monto | Subtotal neto del movimiento antes de impuestos. | Base imponible del gasto. |
ITBIS | Impuesto transferido deducible facturado. | Acreditación fiscal para el reporte mensual del Formato 606 ante la DGII. |
Total | Monto total del movimiento (Monto + ITBIS). | Valor real que entra o sale de la gaveta de efectivo. |
Proveedor/Empleado | Razón social del suplidor o beneficiario del pago. | Control de beneficiarios y cumplimiento del padrón tributario. |
NCF | Número de Comprobante Fiscal DGII sustentante. | Garantía de deducibilidad fiscal del gasto. |
Estatus | Estado de la transacción (APLICADA). | Validez y firmeza del asiento en libros auxiliares. |
2. Reporte Formal "Listado de Movimientos de Caja Chica"
Al hacer clic en el botón 🖨️ Imprimir, el sistema genera el informe oficial para auditoría:
Secciones y Columnas del Reporte Oficial:
- Encabezado Institucional: Razón Social, Sucursal, RNC, Dirección, Teléfono, Fecha y Hora de Impresión y Usuario generador.
- Columnas de Transacciones:
Trans.#: Número correlativo del movimiento.Fecha: Fecha contable.Beneficiario / Suplidor: Suplidor o custodio receptor.Concepto del Desembolso: Justificación operativa del gasto.NCF / Factura: Comprobante fiscal y número físico del suplidor.Ingreso / Repos.: Monto que incrementa la caja (en color verde o columna positiva).Gasto / Desemb.: Monto que disminuye la caja (en color rojo).Estado / Usuario: Estado de la transacción y usuario responsable del registro.
- Totales Generales al Pie:
Total Ingresos / Reposiciones(ej.RD$ 63,192.00).Total Gastos / Desembolsos(ej.RD$ 4,850.00).Balance Final Acumulado.
3. Dashboard Resumen de Caja Chica
El Dashboard ofrece a la gerencia financiera y tesorería un panel visual ejecutivo con las métricas consolidadas en tiempo real:
Ruta de Acceso en Menú
Caja Chica → [Consulta] Dashboard Caja Chica
Tarjetas de Indicadores Clave (KPIs):
Monto Autorizado:Capital total asignado por la empresa para la totalidad de los fondos fijos creados.Balance Disponible:Efectivo real disponible y líquido acumulado en las gavetas de todas las cajas.Total Gastado:Valor total en facturas y comprobantes físicos que se encuentran consumidos y pendientes de reembolso.Cajas Abiertas:Número de cajas operando activamente en la jornada actual.- Panel de
Últimos Movimientos:Trazabilidad inmediata de los egresos e ingresos más recientes para supervisión en vivo.