📘 MANUAL DE USUARIO
Apertura de Turno de Caja Chica
La ventana de Apertura de Caja Chica inicia formalmente el ciclo operativo del fondo fijo, registrando el monto inicial entregado al custodio y cambiando el estatus de la caja a ABIERTA.
1. Objetivo
Habilitar una caja chica previamente cerrada para que pueda registrar egresos y desembolsos menores, asignando el monto inicial de efectivo y validando la custodia física del empleado responsable.
2. ¿Cuándo utilizar esta funcionalidad?
- Al inicio de un nuevo período o jornada de trabajo tras haber efectuado un cierre o reposición previa.
- Al inaugurar formalmente el fondo fijo por primera vez en la empresa o sucursal.
- Cuando se realiza un cambio de turno o relevo formal de custodio.
3. Requisitos Previos
- Debe existir al menos un fondo de caja chica configurado en el sistema que se encuentre en estado CERRADA.
- El usuario autenticado debe tener permisos asignados en su perfil para operar en la empresa y sucursal actual.
4. Ruta de Acceso
En el menú principal de JCSoftERP:
Caja Chica → Apertura de Caja Chica
5. Ventana "Apertura de Caja Chica"
Al abrir la opción se despliega la siguiente ventana:
Diccionario de Campos de la Pantalla:
| Campo / Control | Descripción y Propósito Operativo | Valor que Aporta a la Empresa |
|---|---|---|
Caja Chica: | Selector desplegable para elegir el fondo fijo que se va a aperturar (ej. CAJA CHICA LAVANDERIA). | Garantiza que solo se abran fondos pertenecientes a la empresa y sucursal autorizadas. |
Responsable: | Muestra automáticamente el nombre del custodio legal asignado a esa caja (ej. JUAN PEREZ). | Identificación y Rendición de Cuentas: Confirma quién asume la responsabilidad patrimonial del dinero entregado. |
Monto Inicial: | Valor monetario con el que inicia el turno (sugiere por defecto el monto autorizado, ej. RD$ 5,000.00). | Techo financiero del fondo; establece el balance de arranque para auditar los consumos. |
🔍 Desglose | Botón para abrir la ventana de conteo y desglose de billetes y monedas. | Precisión en la Entrega: Evita discrepancias físicas al verificar denominación por denominación. |
Observaciones: | Espacio para notas especiales (ej. billetes manchados, cambio entregado en monedas de baja denominación, etc.). | Trazabilidad histórica y respaldo documental ante auditorías. |
💾 Grabar | Botón azul para confirmar la apertura y habilitar el fondo para registrar gastos. | Transición segura del estado del fondo a ABIERTA. |
✕ Cancelar | Botón rojo para salir de la ventana sin abrir la caja. | Protección contra aperturas accidentales. |
6. Desglose de Efectivo por Denominaciones
Al hacer clic en el botón 🔍 Desglose, se abre la ventana auxiliar para contar y registrar el dinero físico recibido:
- El custodio digita la cantidad de cada denominación (RD$ 2,000, 1,000, 500, 200, 100, 50, 25, 10, 5, 1, Centavos).
- El sistema suma el total en verde y al presionar
✓ Aceptar, traslada el valor automáticamente al campo Monto Inicial.