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📘 MANUAL DE USUARIO

Conciliación Bancaria y Cotejo de Extractos

La Conciliación Bancaria es el proceso contable mediante el cual se compara el balance del libro de bancos de la empresa contra el extracto o estado de cuenta oficial emitido por la entidad financiera a una fecha de corte determinada, identificando partidas en tránsito (cheques no cobrados, depósitos en tránsito) y asentando ajustes por comisiones o retenciones no contabilizadas.

1. Objetivo​

Asegurar la total exactitud entre la contabilidad de la empresa y los registros bancarios, garantizando que no existan partidas omitidas, cheques extraviados o comisiones no registradas.

2. ¿Cuándo utilizar esta funcionalidad?​

  • Al cierre de cada mes contable, una vez descargado el estado de cuenta oficial del banco.
  • En auditorías intermedias, revisiones fiscales o cierres de ejercicio anual.

3. Requisitos Previos​

  • Disponer del Estado de Cuenta Bancario con la fecha de corte y el balance final reportado por el banco.
  • Haber registrado en el sistema todos los cheques, depósitos y transferencias emitidos hasta la fecha de corte.

4. Ruta de Acceso​

En el menú principal de JCSoftERP:

Bancos → Conciliación Bancaria

5. Explorador "CONCILIACIONES BANCARIA"​

Al ingresar al módulo se despliega el historial de conciliaciones realizadas:

Listado de Conciliaciones Bancarias

Barra de Herramientas y Filtros:​

  • Botones: + Agregar (nueva conciliación), ✏️ Modificar, 📄 Generar TXT, 📊 Generar Excel, 🖨️ Imprimir, Mostrar 50 Filas y ← Salir.
  • Cuenta Banco: Selector de la cuenta bancaria para auditar conciliaciones (ej. CUENTA CORRIENTE PAGO DE NOMINA).
  • Fecha Desde / Hasta: Rango de fechas de corte.
  • Diccionario de Columnas de la Grilla:
    • Id: Identificador numérico de la conciliación.
    • Fecha: Fecha de corte del estado de cuenta.
    • Bce. Banco: Balance final reportado por el extracto bancario.
    • Chk. Transito: Total acumulado de cheques emitidos pendientes de cobro por beneficiarios.
    • Dep. Transito: Total de depósitos registrados en libros pendientes de acreditación bancaria.
    • Bce. Libro: Saldo contable en el catálogo general a la fecha de corte.
    • ND. Libro / NC. Libro: Ajustes de notas de débito y crédito registrados durante el cotejo.
    • Bce. Conciliado: Balance matemático final conciliado.
    • Estatus: Estado del proceso (TEMPORAL para borradores en proceso o DEFINITIVA para conciliaciones cerradas).

6. Formulario "REGISTRO DE CONCILIACIÓN BANCARIA"​

Al hacer clic en + Agregar o ✏️ Modificar, se despliega el panel de cotejo:

Formulario de Registro de Conciliación Bancaria

6.1 Parámetros de Cabecera y Tarjetas KPI:​

  • Cuenta Bancaria: Selección de la cuenta corriente o de ahorros.
  • Fecha de Corte: Fecha límite del estado de cuenta bancario.
  • Botón 🔍 Cargar Datos: Importa automáticamente todas las transacciones históricas pendientes de conciliar hasta la fecha indicada.
  • Panel Superior Derecho: Muestra No. Cuenta: y el código de la Cta. Contable:.

Tarjetas KPI de Diagnóstico Financiero en Tiempo Real:​

  • 🏦 BCE. CONCILIADO BANCO: Saldo Banco + (+) Depósitos en Tránsito - (-) Cheques en Tránsito.
  • 📖 BCE. CONCILIADO LIBROS: Saldo Libros - (-) Débitos Libros + (+) Créditos Libros.
  • ⚖️ DIFERENCIA: Muestra la discrepancia exacta y un badge de estado:
    • ⚠️ DESCUADRE: En color rojo mientras existan diferencias pendientes de justificar.
    • ✓ CUADRADO: En color verde cuando la diferencia sea exactamente 0.00.

6.2 Pestañas de Trabajo Operativo:​

1. Pestaña "Transacciones en Tránsito":​

  • Permite comparar cada renglón del estado de cuenta bancario contra las transacciones registradas en JCSoftERP.
  • Columna ¿Recibido?: Al marcar la casilla, la transacción se considera conciliada y se remueve del tránsito.
  • Casilla ☑ Solo Transacciones en Tránsito (No Recibidas): Filtra la vista para concentrarse en las partidas flotantes.

2. Pestaña "Ajustes de Conciliación":​

  • Permite ingresar rápidamente notas de débito por comisiones bancarias, cargos por manejo de cuenta, retenciones fiscales (DGII 0.15%) o notas de crédito por intereses no registradas previamente en el sistema.

3. Pestaña "Resumen y Cierre de Conciliación":​

  • Presenta el balance consolidado, la ecuación de cuadre y permite formalizar el cierre con 💾 Grabar Definitiva.

7. Procedimiento Paso a Paso​

  1. Ingrese a Bancos → Conciliación Bancaria y haga clic en + Agregar.
  2. Seleccione la Cuenta Bancaria e ingrese la Fecha de Corte del extracto del banco.
  3. Presione el botón 🔍 Cargar Datos.
  4. Ingrese el saldo final del extracto bancario en el campo correspondiente.
  5. En la pestaña 1. Transacciones en Tránsito, compare el estado de cuenta y marque con ✓ en la columna ¿Recibido? todas las partidas que ya fueron compensadas por el banco.
  6. Si detecta cargos o comisiones no registradas en libros, pase a la pestaña 2. Ajustes de Conciliación y cree las notas de ajuste correspondientes.
  7. Compruebe que la tarjeta DIFERENCIA indique 0.00.
  8. Haga clic en 💾 Grabar Definitiva para cerrar el período e imprimir el Acta Oficial de Conciliación Bancaria.

8. 🔗 Enlaces y Módulos de Interés Relacionados​